设计艺术与传媒学院印章是学院或领导人的职权、权威、信誉、证明的合法象征物,是学院在各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为了进一步规范和加强学院印章管理,维护印章的权威性,确保用印的的安全性、有效性,现对学院印章的使用管理作如下规定:

一、学院印章种类

    1.学院印鉴:由学校主管部门颁发,学院授权学院办公室保管的“中国共产党南京理工大学设计艺术与传媒学院委员会”印章、“南京理工大学设计艺术与传媒学院”印章。

    2.学院领导签名章及名章:经学院各位行政领导授权,由各对口秘书保管的领导签名章及名章。

二、印章的保管

    1.监印人员(负责印章保管和使用的人员)必须在学院授权的职责范围内使用印章,不得随意扩大使用范围,坚持原则,认真负责,严格按照规定程序办理用印,使用后要及时收存,若临时委托办公室其他人员保管,应做好交接,确保印章安全。

    2.监印人员在用印前必须按用印负责人的审批意见,审查用印文件的内容、格式无误后方可用印。对不合规定、不符合手续的用印,监印人员应提出异议并向学院领导报告,防止私用、盗用公章。

    3.对合同、协议书、意向书、各类证件、证书、证明等重要用印,须有登记或存根(登记的项目包括:用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等事项),以便备查。

    4.盖章时要求印章名称与用印件的落款要一致,监印人要精力集中,用力均匀,使印迹端正、清晰、美观、位置适当(正式公文一般应盖在在落款正中央,上不压正文,下压发文日期、骑年压月处),便于识别,印章不能盖歪或颠倒。代用印章要注明“代章”。

    5.使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在机关落款处。信件必须填写清楚,存根需记载开具信件人员的姓名、事由、时间。不得在空白介绍信、空白信笺、空白纸等无具体内容的凭证或纸张上加盖印章,不得邮寄介绍信。

    6.学院公章原则上不得携带出办公室和机关以外使用。

三、印章的使用范围

    1.“中国共产党南京理工大学设计艺术与传媒学院委员会”印章的使用范围:

    (1)以学院党委名义上报下发的公文用印;

    (2)经学院党委批准的新党员入党志愿书用印;

    (3)学院党委介绍信用印;

    (4)出国政审用印;

    (5)以学院党委名义信函用印;

    (6)毕业生登记表用印。

    2.“南京理工大学设计艺术与传媒学院”印章的使用范围:

    (1)以学院名义上报下发的各类公文、报表等用印;

    (2)以学院名义签订的合同、协议书、意向书等用印;

    (3)学院颁发的各类证件、证书、证明等用印;

    (4)学院介绍信用印;

    (5)持物证、出门证等用章。

    3.学院领导签名章及名章的使用范围:

    (1)有关上报材料、计划、审核等用章;

    (2)学院领导本人许可的其他用章。

    四、学院印章的使用程序

    1.以学院党委和学院名义印发的各类公文,须持学院领导签发的原件方可办理用印;

    2.以学院名义上报各类报表,由经办人报主管领导审核后用印;

    3.有关证明、证书、聘书等用印,由经办人报主管领导审核后用印;

    4.以学院名义签署的协议书、合同书、意向书,须经学院领导审批,并由经办人留底,方可办理用印;

    5.本科生办理各种用印,须经学院主管领导或年级主任批准后方可办理;

    6.研究生用印须经辅导员或导师批准,方可用印;

    7.除本规定三3之(1)规定的范围之外,使用学院领导名章须经学院领导本人同意方可办理用章;

    8.其他情况用印,须由系(室)负责人签署意见,经学院领导批准,方可办理用印。

    本规定由学院办公室负责解释,自下发之日起执行。